Bouwmensen Zuid-West
Bouwmensen Zuid-West zorgt met moderne, goede en praktijkgerichte opleidingen voor opgeleide en gekwalificeerde vakkrachten in de bouwbranche.
Er zijn 140 bouwbedrijven, zowel klein als groot, aangesloten bij Bouwmensen Zuid-West. Bouwmensen Zuid-West is ontstaan uit de samenvoeging van de BBL Praktijkopleidingen SPB in Bergen op Zoom, de Bouwopleiding Zeeland en in Goes en SSPB Goeree – Overflakkee uit Middelharnis en heeft 3 locaties.
Uitdaging
Bouwmensen Zuid-West was voorheen 1 dag per week bezig met het handmatig verwerken van inkomende facturen. Dat is 32 uur per maand. Door het digitaliseren van deze facturen is dit nu 10 uur per maand. Dat is maar liefst een besparing van 68% in tijd! De inkomende facturen worden nu op alle 3 de vestigingen gescand vanaf de Ricoh multifunctionele printer (MFP) met de scansoftware (Readsoft), die direct gekoppeld is aan het financiele programma Accountview.
Jannie Huls, directeur: “Op iedere locatie scannen we de papieren facturen in, die direct worden gekoppeld aan Readsoft. Dit geldt ook voor facturen via mail, ongeacht het bestandsformaat, zoals pdf, xml etc. De scansoftware controleert automatisch de vooraf afgesproken indexgegevens als klantnaani, banknummer, datum, bedrag en leveranciersgegevens. De software start automatisch de workflow op voor het coderen en goedkeuren van de facturen door budgetholders. Na goedkeuring kunnen we de facturen betalen in ons eigen financiele systeem.”
“Het boeken, goedkeuren en gereed zetten van betalingen gaat veel sneller. Opruimen en archiveren van papieren facturen is niet meer nodig. Dat scheelt veel tijd en ook nog eens ruimte. Betalingen gaan sneller en zo blijft de relatie met leveranciers goed. Door de verificatie is kans op fouten vrijwel nihil.”
Resultaat
Jannie Huls, directeur: “Het werkproces is enorm verbeterd, de doorlooptijd is versneld en de efficiency is verbeterd. Door inzicht in de workflow, met name op goedkeuring, heb ik altijd een actuele status qua doorloop van facturen.”
“We gaan ook onderzoeken of we meer software van Ricoh in kunnen zetten om andere werkprocessen te verbeteren, zoals digitaal archiveren van dossiers. En mochten we die toch uit willen printen dan kan dat bij ons gemakkelijk vanaf iedere locatie of thuis, dankzij de multifunctionele printers van Ricoh.”
