Eye Accountancy

Eye Accountancy is een klein maar zeer betrokken accountantskantoor. Het team bestaat uit Pim de Moor en Anita de Nooijer, beide vennoot en medewerkers.

“Ieder bekijkt de wereld op zijn manier, wij stellen scherp en leggen de focus”, aldus Pim de Moor, vennoot van Eye Accountancy. “Onze werkaanpak kenmerkt zich door gedrevenheid, kijken naar mogelijkheden en niet in beperkingen. We brengen cijfers tot leven en we weten op een integere wijze mensen te begeleiden in elke ondernemingsfase. Met oog voor de ondernemer en een luisterend oor vertalen we wet- en regelgeving naar praktische handvaten en adviezen op maat.”

Uitdaging

Pim en zijn compagnon Anita openden een nieuw kantoor. “Als nieuwe ondernemer wil je een frisse start maken en dan sta je open voor veel zaken. We wilden graag, zoveel mogelijk, alles digitaal regelen. We kenden het Document Center van Ricoh via ons netwerk. Ze zijn praktisch en meedenkend ingesteld en qua digitale dienstverlening was er zelfs meer mogelijk dan wij in gedachten hadden. Ook vinden we het fijn om een contactpersoon in de regio te hebben.” Eye Accountancy heeft voor het printen en scannen een multifunctionele printer van Ricoh. Voor uitgaande documenten maken ze gebruik van Print&Share en voor inkomende documenten van E-copy.

Oplossing

Met Print&Share kunnen alle handelingen rondom een document met één druk op de knop uitgevoerd worden. Denk aan offertes, contracten, facturen etc. De documenten staan direct in de juiste opmaak, met de juiste voorwaarden, geconverteerd naar pdf klaar om verstuurd te worden naar de juiste ontvanger, opgeslagen in de juiste map en eventueel als herinnering toegevoegd in de agenda. “We hebben geen briefpapier en postzegels meer nodig. De digitale handtekening wordt direct toegevoegd door de daartoe bevoegde persoon. De documenten worden pas verstuurd na goedkeuring door de accountant,” aldus Pim de Moor.

Met eCopy kunnen inkomende documenten gemakkelijk en veilig verwerkt worden. Informatie wordt correct en veilig vastgelegd, geclassificeerd en gearchiveerd. Documenten worden via het Smart Operational Panel van de multifunctionele printer direct op de juiste plaats opgeslagen in het juiste dossier. De pinter herkent automatisch de klantnaam en het bijbehorende dossier. Pim de Moor: “Het zoeken naar documenten gaat veel sneller. Dat scheelt 50% van de tijd. Alle data in documenten is doorzoekbaar (OCR). Papieren of digitale documenten van klanten worden direct omgezet naar bruikbare bestanden. We kunnen snel voor klanten aan de slag.”

Resultaat

“Met de apparatuur en aanvullende software van Ricoh hebben we de intensieve documentstromen, die binnen een accountantskantoor spelen, geoptimaliseerd,” vertelt Pim de Moor. “Het gevolg is dat we, om in accountantstermen te spreken, een mooie TCO (tijd- en kostenbesparing) hebben gerealiseerd en productiever zijn gaan werken. Dat is een enorme vooruitgang.”

Met de software bespaart Eye veel tijd en kosten door minder papier, minder handmatige handelingen, minder fouten en minder zoeken. Ze hebben documenten direct bij de hand en kunnen direct voor een klant aan de slag. Ook heeft Eye een eenduidige, professionele uitstraling in haar documenten.