Robotiseren vs. automatiseren: wanneer kies je wat?

Wil je bepaalde stappen in een bedrijfsproces die eerst manueel gebeurden, door een computer- of softwarescript laten uitvoeren? Dan heb je o.a. de keus automatiseren vs. robotiseren. Wat is het verschil en wanneer heeft welke oplossing de voorkeur?

Automatiseren en robotiseren zijn termen die ogenschijnlijk veel op elkaar lijken. Toch zijn er belangrijke verschillen. In feite is robotiseren een vorm van automatiseren. Want automatiseren is een breed begrip. Zo is tekstverwerken in Microsoft Office Word een vorm van automatiseren. Vroeger typten we immers met een typemachine. Zelfs de wasmachine is een vorm van automatiseren, want heel vroeger deden we dat ook met de hand. Dat is automatisering in de brede context.

Automatiseren: in de applicatie zelf

Als IT-specialisten het over automatiseren hebben, dan gaat het meestal over standaardautomatiseringsoplossingen (applicaties) of op maat geschreven programma’s voor één onderneming. Deze laatste vorm van automatiseren kwam vooral in de begintijd van de computer (mainframe) veel voor, maar door de toegenomen functionaliteit van standaardprogrammatuur, en uiteraard het kostenaspect, wordt tegenwoordig vooral gekozen voor standaardoplossingen. Uitbreiden van functionaliteit van deze standaardapplicaties leidt meestal tot het aanpassen of uitbreiden van de onderliggende code, ofwel programmeren. Een traditionele manier van automatiseren.

Robotiseren: applicatie-overstijgend

Maar soms wil je een handeling automatiseren die ‘applicatie-overstijgend’ is. Bijvoorbeeld: informatie van de ene applicatie naar de andere overhevelen. Of: data vanaf het internet inkloppen in een Excelbestand en het vervolgens opslaan in een map. Dan is robotisering een goed alternatief voor de traditionele manier van automatiseren.

Programmeren of robotiseren?

De meeste IT-specialisten hebben de voorkeur voor programmeren. Je doet dit direct in de applicatie zelf en zij zien dit als een robuustere en stabielere oplossing dan robotiseren. Vaak klopt dat ook. Toch zijn er ook redenen om voor robotiseren te kiezen. 5 punten ter overweging.

1. Resources

Kijk eerst of je de resources in huis hebt om te programmeren. Een programma schrijven vraagt om specialistische kennis van een programmeertaal. En kundig programmeertalent is schaars.

In vergelijking met programmeren is robotiseren op basis van Robotic Process Automation (dus: softwarerobots) een eenvoudige manier van automatiseren. Een robot bouwen of configureren vergt minder specialistische kennis. Medewerkers kunnen dit zelf doen. Natuurlijk wel na enige training én ondersteuning in technisch beheer. Maar dit valt niet te vergelijken met de kennis die nodig is voor programmeren.

2. Doorlooptijd

De doorlooptijd van een robotiseringproject is vele malen korter dan wanneer je programmeert. Code schrijven kost tijd. En vaak zijn er ook meerdere programmeurs betrokken. De code moet ook feilloos worden ingepast in de programmatuur. Behoorlijk complex. Afhankelijk van het project kan dit weken of maanden duren.

Een robotiseringsoplossing kan al in een paar dagen staan. Natuurlijk, ook de robot moet je optuigen, configureren en testen. Maar omdat het een laagdrempelige technologie is en je de robot in feite stap voor stap in elkaar ‘klikt’, heb je dit t.o.v. programmeren vrij snel klaar.

3. Beheer

Kies je voor programmeren, dan heb je aanvullende beheersoftware nodig om de oplossing te beheren. Of je moet de programmeur expliciet vragen om het geprogrammeerde goed te documenteren.

Bij Robotic Process Automation leg je tijdens de configuratiefase alle stappen in het proces al vast. Ook zit er bij het softwarepakket een dashboard, van waaruit je de robots beheert. Bij een code is dat veel lastiger.

4. Flexibiliteit

Dan de flexibiliteit. Heb je de oplossing eenmaal geprogrammeerd? Dan pas je deze niet zomaar aan. Je moet het script dan volledig opnieuw schrijven en inpassen. Dat kost veel tijd en effort.

Een softwarerobot daarentegen is flexibel en aan te passen naar behoefte. Deze ‘zit’ namelijk niet ‘in’ de applicatie. Maar wordt ‘bovenop’ de applicaties gebruikt. Wil je dat de robot andere stappen volgt dan voorheen? Of verandert een proces plotseling? Dan pas je de robot hierop aan via het configuratiescherm.

5. Governance

Tot slot is het bij een robotiseringsoplossing makkelijker om een governance-model op te stellen. Je legt dan vast wie waar verantwoordelijk voor is. Wat als er iets aangepast moet worden of er iets misgaat? Bij wie moet je dan zijn?

Bij robotisering is dit eenvoudig omdat het een duidelijk afgebakende oplossing is. Het is eenvoudiger om vooraf vast te leggen: wie ken je welke rollen en bevoegdheden toe? Wie bouwt de robots? En bij wie kun je terecht als de robot eenmaal in gebruik is?

Zo’n model opstellen voor een gecodeerde, maatwerkoplossing is complexer. Vaak werken er meerdere programmeurs aan één code, of nemen zij een deel van de code op zich. Dit maakt het minder doorzichtig wie waar verantwoordelijk voor is. Doordat maatwerkoplossingen vaak langdurig in gebruik zijn, loop je ook het gevaar dat door verloop van personeel, de kennis over dit maatwerk steeds schaarser wordt.

Dit gevaar is veel kleiner bij softwarerobots, omdat ze goed gedocumenteerd worden en vaak maar voor een beperkte duur worden ingezet.

Maak een weloverwogen keuze

Dus ja, automatiseren op basis van programmeren is inderdaad een robuuste en stabiele oplossing. Toch is ook voor robotisering veel te zeggen. Ben je op zoek naar een wendbare en eenvoudige automatiseringsoplossing? En wil je een bedrijfsproces automatiseren dat applicatie-overstijgend is? Geef robotisering dan zeker de kans.

Download het e-book

Benieuwd naar de kansen van Robotic Process Automation voor jouw organisatie? Download het e-book en ontdek de toepassingsmogelijkheden.