Digitale klantdossiers: alle klantinformatie, altijd snel bij de hand

Salesprofessionals verwerken elke dag een grote hoeveelheid informatie en documenten. Denk aan offertes, orders en correspondentie met bestaande klanten en prospects. Zij werken hiervoor samen met collega’s van andere teams, zoals finance en marketing. Documenten en informatie staan hierdoor op verschillende plekken opgeslagen. Deels op papier, deels digitaal. Snel een totaalbeeld krijgen van een klant, kan een uitdaging zijn. Met digitale klantdossiers kan je deze uitdagingen aangaan.

Heb jij alle informatie snel bij de hand?

Ga het maar eens na. Als er een (aan)vraag van een klant of prospect binnenkomt, heb jij dan álle correspondentie, orders, offertes, contracten en facturen direct bij de hand? Of moet je hiervoor zoeken door stapels papier, je bestaande CRM-software raadplegen en een rondvraag doen bij collega’s van andere teams? Ook in het contact naar klanten toe werkt het prettiger als je altijd direct op de hoogte bent van de laatste stand van zaken. Digitale klantdossiers dragen hieraan bij.

Digitale klantdossiers versus CRM-software

Bestaande CRM-software biedt namelijk lang niet altijd alle informatie. Ja, je registreert hierin welke correspondentie en acties hebben plaatsgevonden en welke kansen er zijn. Maar de documenten van andere collega’s (zoals offertes, orders en bijlagen van e-mails) vind je lang niet altijd in de CRM-software.

Hoe werkt klantdossier-software?

Klantdossier-software van Ricoh Document Center West-Brabant en Zeeland kan daarom een waardevolle aanvulling zijn op de bestaande CRM-software. Hiermee sla je alle informatie en documenten op in één centraal systeem. Papieren documenten scan je, waarna deze via een workflow automatisch in het juiste klantdossier wordt opgeslagen. Ook digitale documenten en correspondentie worden hier via een workflow automatisch opgeslagen. Hierdoor heeft sales altijd en overal de beschikking over complete digitale klantdossiers, zodat ze klanten snel vanuit de CRM-software kunnen benaderen (via een koppeling).
Dankzij de klantdossier-software (ook wel: een document management systeem) vinden salesprofessionals razendsnel alle relevante informatie over een klant, lead of prospect. Met deze complete, digitale klantdossiers kunnen zij zich optimaal voorbereiden op een kennismakings- of klantgesprek, wat bijdraagt aan de tevredenheid van klanten en het succes van je organisatie.

Versnel de doorlooptijden

Met klantdossier-software blijft het niet bij digitale klantdossiers. De software biedt ook mogelijkheden om bepaalde stappen in een proces te automatiseren. Via een geautomatiseerde workflow stroomlijn je bijvoorbeeld het goedkeuringsproces van een order. Hierbij zorgt de workflow ervoor dat de juiste persoon direct een notificatie krijgt als hij een order moet goedkeuren. Handmatig e-mailen hoeft niet meer. Laat de goedkeuring lang op zich wachten? Dan ontvangt de budgethouder automatisch een reminder. Zo bewaak je het proces en houd je grip op de doorlooptijden. Zo kun je bijvoorbeeld ook het proces voor goedkeuring van offertes automatiseren.

Digitale klantdossiers: laat je adviseren

Wil je meer weten over de mogelijkheden van digitale klantdossiers? Of ben je benieuwd welke processen je zoal kunt stroomlijnen met klantdossier-software? Ons team van experts bij Ricoh Document CenterWest-Brabant en Zeeland staat voor je klaar en geeft graag een vrijblijvend advies op maat.