Logistieke documenten: altijd en overal digitaal beschikbaar

Afdelingen hebben vaak te maken met een enorme hoeveelheid documenten. Zo verwerkt de afdeling logistiek tal van logistieke documenten, waaronder verzendopdrachten, retouren, pakbonnen, douaneformulieren en wellicht ook vrachtbrieven of CMR’s.

Logistieke documenten verwerken

Het is vanzelfsprekend belangrijk dat de verwerking van al deze documenten zorgvuldig, adequaat én snel gebeurt. Maar er zijn vaak verschillende personen of partijen bij betrokken. Zo is er voor veel documenten een handtekening vereist van verschillende partijen. Logistieke documenten worden geprint of handmatig heen en weer gemaild. De doorlooptijden zijn hierdoor lang. En omdat deze documenten in veel organisaties deels op papier, deels digitaal worden verwerkt, is snel een totaaloverzicht vinden vaak lastig.

Logistiek documentbeheer

Hoe dan wel? Een document management systeem voor logistiek van Ricoh Document Center West-Brabant en Zeeland biedt uitkomst. Hiermee verwerk je alle logistieke documenten vanuit één centrale plek. Eventueel kun je dit systeem koppelen aan je bestaande bedrijfsapplicatie(s) voor logistiek. Hierdoor hebben medewerkers altijd en overal toegang tot de juiste logistieke documenten, ook als zij op afstand werken. Papieren documenten worden na scannen direct op de juiste plek in het systeem opgeslagen. Documenten die al digitaal zijn of via e-mail binnenkomen, komen ook automatisch op de juiste plek in het document management systeem voor logistiek te staan.

Automatische workflows

Met logistiek documentbeheer kun je processen ook automatiseren. Door vooraf een zogenoemde workflow in te stellen, bepaal je precies wie wanneer welke stap moet doorlopen. Stel dat er voor bepaalde logistieke documenten goedkeuring vereist is van de leverancier. Dan is het mogelijk om het document via de workflow automatisch te laten doorsturen naar die partij. Zelf e-mailen is dan niet meer nodig. Nadat de leverancier een handtekening heeft gezet, kan het document automatisch worden doorgezet naar bijvoorbeeld nog een budgethouder. Het systeem zorgt er ondertussen voor dat alle documenten netjes worden gearchiveerd.

Snellere doorlooptijden

Aan de ‘achterkant’ van het systeem ziet de afdeling logistiek precies waar in het proces de logistieke documenten zich bevinden. Het systeem houdt bij wie welke actie op welk moment heeft uitgevoerd. Het is zelfs mogelijk om deadlines in te stellen. Zo krijgen betrokken personen vanzelf een reminder als zij taken niet op tijd dreigen uit te voeren. Zo versnel je de doorlooptijden, terwijl je zelf geen omkijken hebt naar de voortgang van een proces.

Zeker van optimale security

Of dat ook veilig is? Zeker. Dankzij autorisatieniveaus en rollen is het mogelijk om documenten af te schermen of juist beschikbaar te stellen voor specifieke medewerkers, afdelingen of zelfs partners. Hierbij ben je zeker van het hoogst mogelijke beveiligingsniveau, en alle communicatie wordt versleuteld verzonden.

Logistieke documenten digitaal beheren: laat je adviseren

Wil je ook logistieke documenten digitaal verwerken? En ben je benieuwd naar de voordelen en mogelijkheden voor jouw organisatie? Ons team van experts bij Ricoh Document Center West-Brabant en Zeeland staat voor je klaar en geeft graag een vrijblijvend advies op maat.