Instituut voor Maatschappelijk Werk
Het Instituut voor Maatschappelijk Werk Tilburg (IMW Tilburg) ondersteunt kinderen, jongeren en volwassenen met thema’s zoals opvoeding, school, geld en schulden, depressie, rouw, huiselijk geweld en scheiden. IMW Tilburg verzorgt onder meer trainingen, workshops, organiseert gespreksgroepen en biedt bemiddeling en mediation. De missie: samen kijken wat nodig is, zodat kinderen, jongeren en volwassen uiteindelijk zelfstandig verder kunnen. IMW Tilburg heeft 13 locaties verspreid over Tilburg, Dongen, Gilze en Rijen en Goirle. Het hoofdkantoor staat in Tilburg.
Uitdaging
Efficiënter (samen)werken. Altijd soepel aan de slag, óók op externe locaties. Slimmer printen, scannen en archiveren. Met de zekerheid dat gegevens altijd veilig zijn. IMW Tilburg wilde daarom overstappen naar de cloud. Stafmedewerker ICT Anouk van der Zanden: “We hadden een terminal server. Hiermee was werken zonder internetverbinding niet mogelijk, terwijl onze collega’s wel regelmatig op een locatie werken waar een internetverbinding lastig te realiseren is. We wilden dat zij overal aan de slag konden, zonder gedoe met wificodes of hotspots.
Ook was het op de terminal server niet mogelijk om geluid te gebruiken, wat wel nodig is voor videobellen. Toen corona uitbrak, werd dit nog urgenter. Office 365 i.c.m. Teams bood uitkomst. Het beheer van onze printers gebeurde nog steeds vanaf een server in het datacenter, waar voorheen ook onze terminal servers stonden. Hierdoor hadden we onze voorzieningen nog niet volledig in de cloud. We wilden óók ons printmanagement in de cloud.”
Oplossing
IMW Tilburg is al jaren klant bij RDC West-Brabant en Zeeland. Voor de transitie naar de cloud verving Ricoh de bestaande printers voor 18 ‘cloud ready’ multifunctionals, inclusief Ricoh Smart Integration. Dit platform verbindt de printers met externe (cloud)diensten, zoals Office 365. Anouk: “Documenten kunnen we direct scannen naar OneDrive. Dit scheelt veel tijd. Handmatig mailen en opslaan hoeft niet meer.” Ricoh realiseerde ook een AFAS-koppeling op de multifunctional van de HR-afdeling. Anouk: “P&O kan hierdoor documenten zoals contracten en declaraties direct scannen naar het juiste personeelsdossier in AFAS. Je kunt de documenten ook categoriseren met labels, zoals ‘zwangerschap’, ‘declaratie’ of ‘salaris’.”
Resultaat
Anouk kijkt positief terug op de implementatie. Ze vertelt: “Het was een omvangrijke operatie. 18 printers moesten op korte termijn geïnstalleerd worden op 13 verschillende locaties. En dat in de coronatijd, toen onze kantoren dicht waren. Dit vroeg om een stevige planning en goede coördinatie. Gelukkig heeft Ricoh ons enorm goed begeleid. Onze vaste contactpersoon Martine van Dijk zat er continu bovenop. Ook het contact met de afdeling planning, het vervoersbedrijf en engineers verliep prettig.” Inmiddels werkt IMW Tilburg een stuk efficiënter. Anouk: “We kunnen nu zonder internetverbinding (door)werken aan documenten in de cloud. Kom je weer op een plek met verbinding? Dan synchroniseert alles. We besparen veel tijd dankzij de AFAS-koppeling en het scannen naar AFAS. En dat alles perfect beveiligd en AVG-proof.”
"We besparen veel tijd dankzij de AFAS-koppeling waarmee scannen naar een dossier in AFAS mogelijk is. " Anouk van der Zanden, Stafmedewerker ICT bij IMW Tilburg
Over Ricoh Document Center West-Brabant
Slimme, snelle en veilige informatiedeling en altijd toegang tot je documenten. Ricoh Document Center West-Brabant en Zeeland helpt jouw onderneming efficiënter te werken en kosten te besparen. Ons doel: jouw onderneming naar de top. We adviseren en helpen u graag om op een productieve manier met interne informatie om te gaan. We bieden hiervoor producten en diensten op het gebied van printen, scannen, print managementsoftware, document managementsoftware en audiovisuele middelen. Hiermee garanderen we u een hoger rendement en leveren we een bijdrage aan uw eigen strategische doelstellingen. Neem contact op met ons kantoor.
Over Ricoh
Ricoh laat mensen beter en makkelijker werken en leven. We helpen klanten informatie en documenten effectiever organiseren en creëren. Veilig, sneller, slimmer en duurzaam. Al meer dan 80 jaar doen we dat met document management solutions, IT services, communication services en commerciële en industriële printoplossingen. Kijk voor meer informatie op ricoh.nl of werktrends.nl .