Seydlitz

Seydlitz Notarissen is een notariskantoor met meer dan 15 jaar ervaring in onroerend goed, familierecht en ondernemingsrecht en gevestigd in Breda, Roosendaal, Teteringen, Marbella en Elche (Spanje).

Seydlitz heeft 25 medewerkers en daarmee alle specialismen in huis om klanten extra aandacht te geven en optimaal te kunnen adviseren. Ze streven naar een langdurige relatie door hun vakkennis en persoonlijke aandacht.

Uitdaging

Het klantproces staat bij Seydlitz Notarissen centraal. Bij een notariskantoor zijn er echter veel documenten in omloop en is het een uitdaging om alle klantgegevens bij elkaar te houden. Daarom is er scansoftware geïnstalleerd, die direct gekoppeld is aan het softwareprogramma Notarisdossier van Dirict. Deze online oplossing biedt een overzicht van alle recente dossiers en dat is handig bij de dossieradministratie. Belangrijke gegevens van de klant worden samengevat en in een keer in beeld gebracht. Daarnaast zorgen takenlijsten voor ondersteuning van het werkproces.

De scanoplossing van Ricoh ondersteunt dit proces uitermate. Alle documenten die de klant aanlevert, zowel op papier als digitaal, worden via de Ricoh software direct toegevoegd aan het dossier. Aan documenten via mail voegt de software het zaak/ dossiernummer toe en daardoor kan het direct in de juiste map onder het juiste dossier worden geplaatst. In plaats van eerst opslaan als document en dan toevoegen aan het dossier. Hetzelfde geldt voor de papieren documenten en kopieën van ID-kaarten of paspoorten.

Bauke, medewerken Seydlitz Notarissen: “Na het scannen voeg ik de documenten via het smartpanel op de Ricoh multifunctional direct toe aan het juiste dossier.” Nicole Broeders, Office Manager Seydlitz Notarissen voegt daar aan toe: “De communicatie met klanten en medewerkers van Seydlitz verloopt daardoor optimaal, omdat ze altijd beschikken over de meest actuele informatie van het gehele dossier.”

Resultaat

Nicole Broeders, officemanager Seydlitz Notarissen: “We hebben geen papieren dossiers meer dat scheelt veel ruimte. Daarnaast gaat het toevoegen van zowel papieren als digitale documenten aan het dossier veel sneller en is de foutkans vrijwel nihil. Dat levert veel tijd- en kostenbesparing op. Ook hebben we altijd de beschikking over een actueel dossier, waar zowel klanten als medewerkers van Seydlitz zeer tevreden over zijn.”

“Naast de scansoftware is Seydlitz een videovergaderoplossing en interactief whiteboard aan het testen, waarmee ze online kunnen vergaderen met medewerkers tussen de verschillende vestigingen in Nederland en Spanje en online afspraken kunnen maken met klanten. Dit levert enorme tijdswinst en kostenbesparing op.”

Seydlitz Notarissen

Seydlitz Notarissen is een notariskantoor met meer dan 15 jaar ervaring in onroerend goed, familierecht en ondernemingsrecht en gevestigd in Breda, Roosendaal, Teteringen, Marbella en Elche (Spanje).