Cloud workflow software maakt werk efficiënter bij IMW Tilburg

Efficiënter (samen)werken. Altijd soepel aan de slag en bij je documenten kunnen, óók op externe locaties of thuis. Slimmer printen, scannen en archiveren. Met de zekerheid dat gegevens altijd veilig zijn. Dit zijn enkele belangrijke redenen waarom steeds meer organisaties de stap naar de cloud zetten. Ook het Instituut voor Maatschappelijk Werk Tilburg (IMW Tilburg) maakte onlangs een cloudtransitie door middels cloud workflow software. Lees hoe de organisatie dit verging én wat het opleverde. “We werken flexibeler én besparen enorm veel tijd.”

Het Instituut voor Maatschappelijk Werk Tilburg (IMW Tilburg) ondersteunt kinderen, jongeren en volwassenen met thema’s zoals opvoeding, school, geld en schulden, depressie, rouw, huiselijk geweld en scheiden. IMW Tilburg verzorgt onder meer trainingen, workshops, organiseert gespreksgroepen en biedt bemiddeling en mediation. De missie: samen kijken wat nodig is, zodat kinderen, jongeren en volwassen uiteindelijk zelfstandig verder kunnen.

Printmanagement in de cloud middels cloud workflow software

Tot voor kort maakte IMW Tilburg gebruik van een terminal server. Stafmedewerker ICT Anouk van der Zanden legt uit: “Met deze server was werken zonder internetverbinding niet mogelijk, terwijl onze collega’s wel regelmatig op locaties werken waar een internetverbinding niet direct voor handen is. Bijvoorbeeld bij onze klanten. We wilden dat onze medewerkers overal snel en soepel aan de slag konden, zonder eerst wificodes te hoeven vragen of een hotspot aan te zetten op hun telefoon. Ook was het op de terminal server niet mogelijk om geluid te gebruiken, wat wel nodig is voor videobellen. Toen corona uitbrak, werd dit een urgent vraagstuk. Office 365 in combinatie met Teams bood uitkomst, maar interacteerde niet met het printerpark. Het beheer van onze printers gebeurde nog steeds vanaf een server in het datacenter waar ook onze terminal servers hadden gestaan, waardoor we onze voorzieningen nog niet volledig in de cloud hadden. We wilden daarom óók ons printmanagement in de cloud.”

Cloud ready multifunctionals

Daarom kiest IMW Tilburg ervoor om de bestaande printers te vervangen voor 18 ‘cloud ready’ multifunctionals, inclusief de oplossing Ricoh Smart Integration. Dit platform verbindt de printers met externe (cloud)diensten, zoals Office 365. Anouk: “Documenten kunnen we direct scannen naar OneDrive. Dit scheelt veel tijd. Handmatig mailen en opslaan hoeft niet meer.” Ook realiseerde de IT-partner een AFAS-koppeling op de multifunctional van het centraal bureau. Anouk: “P&O kan hierdoor documenten zoals contracten en declaraties direct scannen naar het juiste personeelsdossier in AFAS. Je kunt de documenten ook categoriseren met labels, zoals ‘zwangerschap’, ‘declaratie’ of ‘salaris’.”

Veiligheid voorop

Belangrijke vereiste was dat printen, scannen en documenten delen 100% veilig en AVG-proof is. Anouk: “We werken vaak met privacygevoelige informatie. Daarom zijn we onder meer in gesprek gegaan met Microsoft. We wilden er zeker van zijn dat het datacenter op Europees grondgebied staat, zodat de Europese regelgeving geldt. Maar ook wat betreft printen, scannen en opslaan moest alles in orde zijn. Een voorbeeld: als je een printopdracht geeft, komt het document in een wachtrij te staan. Je wilt niet dat na printen die documenten nog ergens ‘achterblijven’ en later nog eens uit de printer rollen. Hierover zijn we in gesprek gegaan met onze partner. Medewerkers en externe gastgebruikers kunnen nu alleen printen met een persoonlijke code. En alle communicatie via de cloud verloopt via een versleutelde verbinding (encryptie).”

Soepele transitie

Anouk kijkt positief terug op de transitie naar de cloud middels cloud workflow software. Ze besluit: “Het was een omvangrijke operatie. 18 printers moesten op korte termijn geïnstalleerd worden op 13 verschillende locaties. En dat in de coronatijd, toen onze kantoren dicht waren. Dit vroeg om een stevige planning en goede coördinatie. Gelukkig heeft onze partner ons enorm goed begeleid. Onze vaste contactpersoon zat er continu bovenop. Ook het contact met de engineers op locatie verliep prettig.”

Flexibeler werken en tijd besparen

Inmiddels werkt IMW Tilburg een stuk efficiënter. Anouk: “We kunnen nu zonder internetverbinding (door)werken aan documenten in de cloud. Kom je weer op een plek met verbinding? Dan synchroniseert alles. We hebben geen omkijken naar het beheer van en onderhoud aan een lokale server. Plus: we besparen enorm veel tijd dankzij de AFAS-koppeling en het automatisch opslaan na scannen. En dat alles perfect beveiligd en AVG-proof.”

Lees de case

Benieuwd naar alle inzichten en het complete verhaal van IMW Tilburg? Lees de case.

Ontdek meer tips voor samenwerken op afstand

Wil je dat medewerkers altijd prettig en soepel (samen)werken op afstand? Ontdek de mogelijkheden om dit zo optimaal mogelijk te faciliteren: lees meer informatie en ontdek praktische tips in het stappenplan Papierloos werken.