Digitaal document beheer bij Royal FloraHolland

169 miljoen transitiedocumenten met een bewaartermijn van zeven jaar. Die worden dagelijks geraadpleegd. Tijdens een grootschalige IT-efficiencyslag besloot Royal FloraHolland om ook het complete archief te verplaatsen van de lokale server naar een digitaal document beheer systeem. “De oplossing is makkelijk in gebruik, altijd toegankelijk, erg betrouwbaar en razendsnel doorzoekbaar.”

Royal FloraHolland is een coöperatie van kwekers. Deze grootste bloem- en plantveiler ter wereld brengt al meer dan 100 jaar kwekers en kopers bij elkaar. De 2.725 medewerkers van Royal FloraHolland verwerken samen ruim 11 miljard bloemen en planten per jaar. Dat zijn meer dan 30 miljoen stuks per dag.

Groot, dynamisch archief

Het archief van Royal FloraHolland bestaat uit 169 miljoen documenten en groeit dagelijks met 100.000 exemplaren. En is daarbij dynamisch: medewerkers raadplegen de documenten continu. Om vragen van klanten, afnemers, kwekers, logistieke partijen en andere partners te beantwoorden. Alle gearchiveerde documenten stonden lange tijd opgeslagen op de lokale server.

IT-efficiencyslag

Onlangs besloot Royal FloraHolland om alle systemen op de lokale server te migreren naar de digitaal document beheer. De migratie was onderdeel van een grote IT-omslag binnen het bedrijf. Tom van der Zee, Business Technology Manager Business Support, vertelt: “Alle systemen moesten voor een bepaalde datum overgezet zijn naar de cloud, anders zou het servicecontract van de lokale server automatisch vernieuwen. Als we deze deadline niet haalden, konden de kosten oplopen tot 500.000 euro.”

Overstap lokale server naar de cloud

Een van de laatste systemen die nog op de lokale server stond, was het document archief. Tom: “We wilden dit archief ook migreren naar de door ons ontwikkelde software en zo overstappen naar de cloud. Al snel bleek dat deze oplossing niet naar behoren functioneerde. Door de strakke deadline kwam ons tijdspad in het gedrang. We moesten onze aanpak snel bijschaven. En een archief in de cloud zoeken waar al onze documenten binnen vijf maanden in zouden staan.”

Digitaal document beheer

Royal FloraHolland koos voor digitaal document beheer. Nancy Wichers, Project Lead bij Royal FloraHolland: “Onze keuze viel op een digitaal archief dat makkelijk scanbaar is en voldoet aan alle eisen. De oplossing werd geleverd als Software-as-a-Service. Het lokaliseren en migreren van de bestaande 169 miljoen documenten was een enorme klus. Met behulp van nieuwe tools konden we de migratie versnellen, waardoor alle documenten twee weken voor de deadline overgezet waren.”

Betrouwbaar en makkelijk in gebruik

“Hoewel we intern geen revolutionaire nieuwe functies beloofden, merkten medewerkers al snel grote voordelen van het document management systeem,” gaat Nancy verder. “De nieuwe oplossing is goed doorontwikkeld en biedt meer mogelijkheden dan de vorige. Daarnaast is het makkelijk in gebruik, altijd betrouwbaar en gewoon ontzettend snel – zeker als je je bedenkt hoeveel documenten het in minder dan een seconde doorzoekt.”

Snelle service door hoge snelheid

Met de digitaal document beheer biedt Royal FloraHolland haar klanten nu snellere service. Nancy: “Onze klanten en telers verwachten vaak snel een antwoord, waardoor ons team het archief voortdurend raadpleegt. Het is voor ons dus meer dan een systeem dat slechts op de achtergrond draait. We zijn erg blij hoe het functioneert, vooral de hoge reactiesnelheid valt op. Met het document management systeem geven we telers snel een volledig antwoord. En zorgen we dat alle zakelijke bescheiden bewaard worden volgens de compliancy-eisen.”

The next step

Wat de volgende stap wordt voor Royal FloraHolland, volgens Tom? “We willen graag ook andere functies koppelen aan deze oplossing. De implementatie was erg succesvol. We konden uiteindelijk een betere kwaliteit en snelheid leveren dan we vooraf bedacht hadden. En omdat Royal FloraHolland een vooruitstrevend bedrijf is, past dit project perfect bij ons. Het verder uitbreiden is daarom meer dan logisch.”

Lees de case

Benieuwd naar alle inzichten en het complete verhaal van Royal FloraHolland? Lees de case.

Lees ons e-book: digitaliseren in de praktijk

Lees ook ons e-book ‘Digitaliseren in de praktijk’. Daarin ontdek je 6 processen om te stroomlijnen met documentmanagement: klant- en personeelsdossiers, postverwerking, bezoekersregistratie, leadmanagement en factuurverwerking.