Documenten digitaliseren bij pensioenuitvoerder AZL

Stel, het is dinsdagochtend. Bij de postkamer komt een fysiek poststuk binnen. Het is een belangrijk document dat ondertekend moet worden en er is haast bij. Maar de tekenbevoegde manager werkt – net als zoveel anderen – tegenwoordig enkele dagen per week op afstand. Hij is pas donderdag weer op kantoor. Hoe zorg je dan dat hij het contract tóch snel ontvangt? Documenten digitaliseren biedt de uitkomst, zo weet ook pensioenuitvoerder AZL. Ontdek het praktijkverhaal.

De hoeveelheid fysieke zakelijke post neemt gestaag af. Toch hebben organisaties nog altijd te maken met inkomende poststukken. Nu we meer hybride werken (deels op kantoor, deels vanuit huis), rijst de vraag hoe die post snel bij de juiste medewerker komt. Ook als die niet op kantoor is.

Documenten digitaliseren in de praktijk: AZL

Ook bij pensioenuitvoerder AZL leefde dit vraagstuk. Een aantal jaar geleden introduceerde AZL een nieuwe manier van werken: duurzamer, met focus op digitalisering. Stefanie Puts is als Facility Manager betrokken bij de transformatie en vertelt: “Dagelijks ontvangen we bijna 500 poststukken ten behoeve van pensioenfondsen. Met het oog op de nieuwe manier van werken, wilden we deze stroom aan post graag digitaliseren.”

Van postvakjes naar digitale documenten

In het voorjaar van 2020 komt daar een uitdaging bij als corona uitbreekt. Stefanie: “Afdelingsspecifieke post brachten we tot dan toe met een postkar rond of legden we in de postvakjes van medewerkers. Toen iedereen ineens thuiswerkte, kon dat niet meer. We zochten met spoed een oplossing om de post toch snel bij de juiste medewerker te krijgen. Ook zochten we een manier om uitgaande post centraal te printen en versturen. Dit deden we voorheen op kantoor. Ook dat kon plotseling niet meer.”

Inkomende poststukken scannen

AZL kiest onder meer voor een shared service center, waar een externe partner de inkomende en afdelingsspecifieke post razendsnel digitaliseert. Stefanie legt uit: “De post wordt in het shared service center gescand en automatisch opgeslagen in ons document management systeem. Vanuit dit systeem verwerken we de post vervolgens verder. De afdelingsspecifieke post wordt na scannen zelfs rechtstreeks naar de juiste medewerker of afdeling gestuurd. Hier hebben wij vrijwel geen omkijken meer naar. De uitgaande post sturen wij digitaal door naar het shared service center, waar onze partner de post print en voor ons verstuurt.”

Voordelen van document digitaliseren

Het digitaliseren van documenten biedt AZL veel voordelen. “Dankzij workflows in het document management systeem houden we grip op onze poststromen. We kunnen deadlines instellen en collega’s reminders te sturen als zij de post nog niet hebben behandeld. Alle post is veilig opgeslagen. Dankzij rollen en autorisaties kan bij ziekte of verlof een collega de verwerking overnemen. Zo waarborgen we een snelle doorlooptijd. Tot slot houdt het systeem eventuele bewaartermijnen in de gaten en kan je documenten eenvoudig terugvinden. Zo is onze klantenadministratie optimaal ingericht, krijgen medewerkers op tijd hun post en kunnen we altijd vertrouwen op volledige dossiers, óók als we op afstand werken.”

Benieuwd naar meer informatie over de uitdaging en oplossing van AZL? Kijk het webinar terug én lees de case.

Ontdek meer tips voor samenwerken op afstand

Wil je dat medewerkers altijd prettig en soepel (samen)werken op afstand? Ontdek de mogelijkheden om dit zo optimaal mogelijk te faciliteren: lees meer informatie en ontdek praktische tips in het stappenplan Papierloos werken.