E-invoicing met Peppol bij het Maasstad Ziekenhuis

E-invoicing: het is niet meer weg te denken als je zaken wilt doen met overheidsorganisaties. Ook het Maasstad Ziekenhuis stapte over op e-invoicing. Voorheen deed het ziekenhuis de facturering grotendeels handmatig, maar sinds de overstap naar het Peppol-netwerk verloopt het facturatieproces veel efficiënter. Mét resultaat: 2600 facturen worden nu automatisch verwerkt. Teamleider Crediteuren Jordy Selhorst vertelt erover.

Het Maasstad Ziekenhuis is een topklinisch ziekenhuis in Rotterdam-Zuid, voor zowel brede basiszorg als complexe behandelingen. Ieder jaar bezoeken ongeveer 450.000 patiënten de poliklinieken. De missie van het Maasstad Ziekenhuis is om bij patiënten de kwaliteit van leven te verbeteren. Dit doet het ziekenhuis vanuit de kernwaarden betrouwbaar, deskundig, verbindend, ambitieus en gastgericht.

Starten met automatisering

Ieder jaar verwerkt het Maasstad Ziekenhuis ruim 50.000 facturen. Jordy vertelt hoe het ziekenhuis hiermee omgaat: “Voorheen verwerkten we facturen volledig handmatig via ons ERP-systeem. Een aantal jaar implementeerden we daarom al speciale scansoftware, zodat papieren facturen automatisch werden herkend en ingeladen in ons systeem. Hierdoor hoefden onze collega’s minder handmatige handelingen uit te voeren.

E-invoicing voor detachering van artsen

Later wilde het ziekenhuis een stap verder: het implementeren van e-invoicing. Deze stap kwam niet uit de lucht vallen, volgens Jordy. “E-invoicing wordt steeds belangrijker in het zakendoen met de overheid. Wij hebben bijvoorbeeld direct contact met de overheid als we artsen op missie meesturen naar het buitenland. Facturatie verloopt dan bijvoorbeeld via het Ministerie van Defensie. En e-invoicing wordt door overheden steeds vaker als eis gesteld.”

De voordelen van Peppol

Het overstappen op e-invoicing begon voor Maasstad Ziekenhuis met twee belangrijke vragen. Jordy: “Hoe kunnen we e-invoicing implementeren? En hoe doen we dat op zo’n manier, dat ons bestaande proces zoveel mogelijk intact blijft én de betrokken collega’s zo min mogelijk van de implementatie merken?” Het ziekenhuis wordt gekoppelt aan het Peppol-netwerk. Peppol is een open netwerk waarmee organisaties en overheden eenvoudig e-facturen kunnen verzenden, ontvangen en verwerken. Met dit netwerk staat de authenticiteit van de verzender vast én is de factuurintegriteit beschermd.

Alleen kijken naar uitzonderingen

Als het Maasstad Ziekenhuis nu een factuur ontvangt, kijkt Peppol meteen of die matcht met een bestaande order. Is er inderdaad een match? Dan keurt Peppol de factuur automatisch goed en wordt de factuur verder verwerkt. Jordy: “Wij hoeven alleen nog te kijken naar de uitzonderingen, dus er zijn bijna geen handmatige handelingen meer nodig. Daarnaast is het Peppol-netwerk geruisloos geïmplementeerd voor onze collega’s. Bijkomend voordeel is dat de Peppol-facturen er exact hetzelfde uitzien als de ‘oude’ facturen.”

Foutbestendigheid enorm gestegen

E-invoicing levert het Maasstad Ziekenhuis veel op, aldus Jordy. “Ons factuurproces is nu veel foutbestendiger. Via een XML-code krijgen we de gegevens binnen, zoals bedragen en verzendgegevens. Die gegevens worden dan automatisch ingevuld op de factuur. Met e-invoicing via Peppol hebben we praktisch geen risico meer op spookfacturen en fraude.”

Een aanzienlijke vooruitgang

Dankzij e-invoicing kan het ziekenhuis veel efficiënter werken. Dit is ook terug te zien in het aantal facturen dat automatisch wordt verwerkt. Jordy: “We denken binnenkort al naar 2600 facturen op jaarbasis te gaan, terwijl dit aantal een paar jaar geleden nog nihil was. Een aanzienlijke vooruitgang waar we enorm blij mee zijn.”

Checklist: e-invoicing

Verstuur en ontvang facturen ook 100% automatisch, snel en efficiënt. In deze checklist ontdek je álle inzichten voor het succesvol implementeren van e-invoicing. Lees de checklist. Of kijk het webinar ‘Grip op facturen met e-invoicing’ terug. Met onder andere de laatste ontwikkelingen en mogelijkheden van e-invoicing.