Waar sta jij op het gebied van digitaliseren?

Bedrijven willen vaak gaan digitaliseren om medewerkers in staat te stellen sneller te handelen door hen effectief gebruik te laten maken van digitale technologieën. Dit verhoogt de productiviteit en efficiëntie in de hele organisatie namelijk aanzienlijk.

Dit artikel helpt je om te kijken waar je staat op het gebied van digitaliseren.  Dit kan aan de hand van de volgende 4 stappen.

1. Definieer je volwassenheidsniveau

Digitale volwassenheid is als “het proces waarbij jouw bedrijf leert hoe het adequaat moet reageren op de opkomende digitale competitieve omgeving”. Dat is de definitie van Gerald C. Kane, hoogleraar informatiesystemen aan de Carroll School of Management,

Door je volwassenheidsniveau te bepalen, krijg je inzicht in jouw positie in vergelijking met concurrenten. Dit helpt je ook om te begrijpen hoe je verder kunt gaan om te concurreren met deze bedrijven.

Om dit proces op gang te brengen, kun je gaan kijken naar de technologieën die medewerkers op dit moment gebruiken voor:

• De levering van producten en/of diensten;
• De communicatie met medewerkers, partners en klanten;
• De samenwerking met partners en klanten op locatie en daarbuiten.

Sommige bedrijven komen er dan achter dat ze overspoeld worden met papier en archiefkasten. Ook ontdekken ze dat ze niet veel technologie hebben die medewerkers in staat stelt om documenten digitaal te beheren. Anderen merken dat ze al veel digitale technologie voor handen hebben. Deze bedrijven tonen een hoger digitaal volwassenheidsniveau dan hun papieren tegenhangers.

Als reactie op wat je tijdens dit proces leert, kun je een weg kiezen die je helpt om processen te automatiseren. Bedrijven die al digitale technologie voor handen hebben, kunnen daar nog meer gebruik van gaan maken.  De hypothetische ‘papiergedreven onderneming’ daarentegen kan zich in eerste instantie richten op het verminderen van de papieren workflows door middel van digitalisering.

2. Stel de volgende vragen

Deze vragen helpen je om jouw unieke pad verder te verfijnen:

• Ga je je richten op één of twee gebieden om te digitaliseren? Of ga je voor volledig papierloos?
• Hoe betrek je medewerkers bij deze verandering?
• Welke processen en gebieden worden door de verandering beïnvloed?

Deze vragen helpen je ook om de digitale volwassenheidsniveaus van je medewerkers te bepalen. Ze geven inzicht in de training die nodig is om medewerkers in lijn te brengen met uw digitale transformatie.

3. Onderzoek de digitale volwassenheid van je medewerkers

Nu je je digitale volwassenheid in kaart hebt gebracht, gaan we door naar de volgende digitaliseringsfase. Je medewerkers moeten namelijk over de juiste vaardigheden beschikken om digitaal te kunnen werken.

Uit onderzoek blijkt dat slechts één derde van de medewerkers zich optimaal inzet op het werk.² Dat komt deels omdat ze verwachten dat de technologie op kantoor net zo handig werkt als bijvoorbeeld hun smartphone, wat lang niet altijd het geval is. Maar dat is niet het enige: medewerkers beschikken simpelweg niet altijd over de juiste middelen om meer werk te kunnen verzetten en hun werk op innovatieve manieren aan te pakken. En als medewerkers niet kunnen doorpakken, gaat dat ten koste van hun werkplezier en inzet.

Onderzoek de digitale volwassenheid van je medewerkers. Zo krijg je niet alleen een beter beeld van hun functie.

Ook kom je erachter welke vaardigheden ze missen en kun je je medewerkers uiteenlopende vaardigheden aanreiken. Je gaat op zoek naar manieren om hun werk te verlichten door bijvoorbeeld administratieve handelingen te automatiseren. Houd daarbij je zakelijke doelstellingen voor ogen. En zet je medewerkers vervolgens op taken die daarbij aansluiten. Ook kun je hun huidige takenpakket uitbreiden met behulp van effectieve digitale tools.

De wereld van nu is digitaal. Je kunt de concurrent alleen bijbenen als je medewerkers over uiteenlopende vaardigheden beschikken die bij die digitale wereld horen. Als je ze helpt bij het ontwikkelen van die vaardigheden, heeft dat bovendien een mooie bijkomstigheid: ze gaan beter samenwerken. Met elkaar, maar ook met je klanten én zakenpartners. En laat nou net die samenwerking van cruciaal belang zijn voor je marktpositie.

4. Onderzoek je informatiebeheer

In de volgende fase gaan we onderzoeken waar je staat op het gebied van informatiebeheer. Bij information governance denken we al snel niet verder dan gegevensbeveiliging en compliance. Maar dat is bij lange na niet het complete plaatje. Ook hier komt digitalisering weer om de hoek kijken.

Hoewel beveiliging en compliance heel belangrijk zijn, doe je er goed aan je op dit vlak vooral te richten op mensen, processen en technologie. Stel jezelf daarom de volgende vragen:

• Welke beleidsregels en procedures gebruikt het bedrijf om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde manier met informatie omgaat?
• Moeten die regels en procedures veranderen om de vooruitgang op digitaliseringsgebied te faciliteren?
• Hoe zit het met governance van personeel, processen en technologie door de hele organisatie heen?

Daarnaast ga je kijken naar manieren om tot een gemeenschappelijke manier van communiceren te komen. Voor effectieve veranderingen moeten alle neuzen dezelfde kant op staan. Daarvoor heb je overal in de organisatie aandacht voor informatiebeheer nodig. Denk bijvoorbeeld aan:

• Dezelfde beleidsregels en procedures voor elke afdeling, zodat interne communicatie en processen beter verlopen.
• Betrouwbare gegevens met audittrajecten en zo min mogelijk redundantie, zodat medewerkers en klanten steeds één duidelijke boodschap krijgen.
• Samenwerkingstechnologie die overal in het bedrijf op dezelfde manier wordt gebruikt, voor effectieve samenwerking tussen je medewerkers.

Als de communicatie door de hele organisatie heen duidelijk, consistent en nauwkeurig is, komen je zakelijke doelstellingen ineens een stuk dichterbij te liggen. Je weet natuurlijk nooit welke nieuwe technologische of ontwrichtende ontwikkelingen er in het verschiet liggen. Maar toch moet je kunnen meebewegen met die ontwikkelingen – of in ieder geval nieuwe en betere wegen vinden om de concurrentie voor te blijven.